Durch schlecht geführte oder Unvollständige Akten gehen mehr Prozesse verloren als durch Korruption.

  Zudem, wie wollen Sie feststellen ob die Akten bei Gericht vollständig sind oder nicht, wenn Sie selbst nicht wissen was darin sein sollte.

  Machen Sie es dem Jugendamt und dem Gericht schwer zu mogeln.

  Eine gut geführte vollständige Akte ist das A und O. Sie verhindert unnötige Fehler.

  Wenn man´s richtig macht, ist es nicht viel Arbeit.

 

  Man nehme:

 -Einen Aktendeckel oder Ordner.

 -Auf die Innenseite des Deckels klebt man einen Vordruck (siehe Muster).

 -Jedes ankommende Schriftstück zu der Angelegenheit wird in den Vordruck

  eingetragen.

 -Es wird mit der laufenden Nummer versehen und hinten angeheftet oder eingelegt.

  Der Vorgang dauert nur wenige Sekunden. Das spätere Auffinden eine bestimmten Dokumentes nicht viel länger. Wenn Sie hingegen in einem

  Haufen  unsortierter Blätter mit mehreren 100 Seiten etwas suchen, dauert es Stunden, ohne eine Garantie dass Sie es finden.

 

Musterakte:

 

Erläuterung:

In die Spalte an/von tragen Sie ein an wen das Schriftstück ging bzw. von wem es kam, zum Beispiel: JA (Jugendamt) an (Aw) Anwalt. Bei  Schriftstücken von Ihnen oder  an Sie tragen Sie nur die Gegenseite ein.

Die Spalte Betreff enthält den Betreff, der auch auf dem Schreiben vermerkt ist. Die Spalte Notizen enthält in Stichpunkten worum es geht und/oder markierte Sätze. Wenn Sie bestimmte Bemerkungen gegenwärtig haben wollen, markieren Sie diese im Text des Dokuments und schreiben sie diese in die Spalte Notizen. So können Sie nicht nur jedes Dokument in Sekunden finden, sondern auch eine bestimmten Satz oder Textabschnitt.

Zwischen einer Anfrage und der dazugehörigen Antwort können sich einige Schriftstücke angesammelt haben. Um nun aber nicht die Anordnung ändern zu müssen, erhält diese einfach die nächste freie Lf. Nr.In die Spalte Bezug schreiben Sie nun die Nummer der Anfrage und in die Spalte der Anfrage die Nummer der Antwort. 

In die Spalte Seiten kommt die Anzahl der Seiten des Dokuments. Dies dient der Kontrolle, falls etwas verloren geht.